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精品*写一份好作业指导书(SOP)的十条建议,克服“写作恐惧”

分类:作业指导书 时间:2022-09-20 17:30:27 | 作者:147小编 阅读()

导语

SOP:Standard Operating Procedure,标准作业程序、作业指导

SOP定义了一项工作的完成方法,这对于操作人员,尤其是新同事特别重要。

即使是老员工,如果有一段很长的时间没做这个工作了,也会忘记具体操作方法,因此SOP是保证工作质量的必要条件。

写一份好的SOP的前提是写的人要完全理解操作内容。因此每天负责具体工作的人应该来写SOP,有些公司有人专门负责SOP的编写,这种组织结构就决定了SOP的质量得不到保证。

实际工作中,很多的工程师宁愿多干一些工作也不愿意去写文件,童年写作文的痛苦经历至今留有阴影。

今天,为提升大家写文件、写SOP的信心,总结了下面十条建议。遵循这十个简单的步骤,整个写SOP的过程就会思路清晰,过程简化。

一、真正理解SOP要包含的操作过程

写SOP的人必须是***了解过程的,如果写的人没有操作经历,那么他应该去实际操作一段时间;如果有很资深的操作人员,那么应该去向他们请教学习。

二、把作业过程用流程图画下来

流程图有助于形象化过程,并把那些容易忽视的细节显性化。画流程图的时候,不用很花哨,简单就好,但要写出过程中的每个步骤,然后按照完成顺序用箭头把它们连接起来。

三、去找找SOP的模板

先别着急开始动手写,因为你所在的公司很可能有一个SOP的文件模板,联系体系或文控人员拿到它,根据那个模板来撰写内容。

四、仔细看看拿到的模板

先别动笔,仔细看看模板,把模板理解透彻。这里有一个试金石(litmus test)问题:如果用这个模板来写我的SOP,能保证一个新员工能根据SOP完成他的工作吗?如果不能,那要考虑以其他方式提供更多信息给员工,甚至修改模板。

五、开始写SOP的内容

重头戏来了,拿着画好的流程图,根据模板,开始写内容吧。

有一些提示值得注意:

直接描述,不要用**人称或第二人称。

用主动语态而不是被动语态,例如技术员调试机器,而不是机器由技术员调试。

避免模糊性用词,不要出现应当、**、可以等词语。

如果有参考文件,不要把该文件的内容都复制过来,只要写上文件编号就可以,否则将来文件的更新维护将非常复杂。

使用特定描述,例如不要用定期,而用每小时;不要用彩色,而直接写明红色等。

有时候作业时需要记录数据,记得把记录数据的表格编号写进SOP,而不是表格名称。

直接、具体地描述

六、休息一下

人在写东西的时候,刚写完的时往往自我感觉不错。这时,我们需要冷静一下,去做点其他的事,Reset一下自己的大脑,然后再回来看看之前写的SOP,这时往往能看到一些问题点,避免只见树木,不见森林,如下图。

七、检查校对一遍

重新从头把SOP读一遍,修改语句以保证易于被理解。纠正语法、拼写错误,一份正式的文件中出现错别字是件尴尬的事情。

八、找一位编辑帮你看看SOP

找一位有经验的同事帮你看一遍写好的SOP,请他们提出建设性的批评意见,根据这些意见,进一步晚上SOP。

九、测试一下SOP

找一位此前从来没有做过该工作的同事,把SOP给他,看看他是否能根据SOP准确地把工作完成。

十、提交批准发行

***后一步,大功即将告成。

将完善后的SOP提交批准,不要担心审批人员会提出问题,把这些问题拿出来讨论,作为该项具体工作的负责人,你往往知道很多审批人员并不知道的背后因素。

通过以上十个步骤,任何人都能够写出高质量的SOP。要记住保持开放的思维和合作的意识,这是贯穿以上十步的核心。

本文地址:精品*写一份好作业指导书(SOP)的十条建议,克服“写作恐惧”

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